Polityka prywatności i GDPR
Celem tego dokumentu jest poinformowanie klientów i inne osoby
współpracujące z Grapa Systems Sp. z o.o. , NIP: 701-09-82-557 , pod adresem ul. Obozowa 20 U 11, 01-161 Warszawa o procesie przetwarzania ich danych
osobowych. Grapa Systems Sp. z o.o.., jako administrator danych osobowych przetwarza dane
osób fizycznych oraz:
(1) Wizyty tych osób na stronie obsługiwanej przez Grapa Systems Sp. z o.o.
(2) Komunikację z klientami i kontrahentami (zarówno
bieżącymi, jaki i przyszłymi)
(3) Proces rekrutacji inicjowany przez stronę Grapa Systems Sp. z o.o.
Celem tego dokumentu jest poinformowanie osób fizycznych, których dane
osobowe są przetwarzane, do jakich celów i jak długo Grapa Systems Sp. z o.o. będzie,
zgodnie z obowiązującym ustawodastwem, przetwarzać te dane osobowe i jakie
prawa te osoby fizyczne mają w odniesieniu do przetwarzania ich danych
osobowych.
Niniejsza informacja dotyczy przetwarzania danych osobowych,
następujących osób:
(1) Odwiedzających stronę obsługiwaną przez
(2) Obecnych i przyszłych klientów i dostawców Grapa Systems Sp. z o.o. oraz w stosownych przypadkach, ich przedstawicieli I osób kontaktowych,
(3) Kandydatów na stanowiska w Grapa Systems Sp. z o.o.
W każdym z przypadków w stopniu odpowiadającym relacjom tych osób z Grapa Systems Sp. z o.o.
Niniejszy dokument obowiązuje od 25 maja 2018r. I jest wydawany zgodnie
z rozporządzeniem (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych (zwanym dalej “Rozporządzeniem” lub ”RODO”) w
celu spełnienia obowiązku informacyjnego Grapa Systems Sp. z o.o. określonego dla
kontrolerów w art. 13 RODO.
A. Podstawowe pojęcia i informacje
Dane osobowe
Dane osobowe oznaczają wszystkie
informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby
fizycznej (podmiotu danych). Osoba możliwa do zidentyfikowania to osoba
fizyczna, która może być bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikowana, w
szczególności poprzez odniesienie do indentyfikatora (np. Imię, nazwisko,
numer, identyfikator internetowy) lub do jednego lub więcej czynników
specyficznych dla fizycznego, fizjologicznego, genetycznego, tożsamości
psychicznej, ekonomicznej, kulturowej lub społecznej tej osoby fizycznej.
Szczególne
kategorie danych osobowych
Szczególne kategorie danych osobowych obejmują “wrażliwe
dane osobowe”, tj. Dane, które mogą potencjalnie szkodzić osobie, której
dotyczą dane, społecznie, w miejscu pracy, w szkole lub być przyczyna dyskryminacji.
Takie dane osobowe zwykle dotyczą pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów
politycznych, wierzeń religijnych lub filozoficznych lub przynależności do
związków zawodowych, a także danych biometrycznych wykorzystywanych w celu
jednoznacznej identyfikacji osoby fizycznej, danych dotyczących zdrowia lub danych
dotyczących życia seksualnego lub orientacji seksualnej osoby fizycznej.
Podmioty
danych
Podmiotami danych są osoby fizyczne, których dane osobowe dotyczą I które
mogą, bezpośrednio lub pośrednio być zidentyfikowane.
Administrator danych osobowych
Administrator danych osobowych jest osoba fizyczna lub osoba prawna,
która określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych i odpowiada za
przetwarzanie danych osobowych. O ile nie określano inaczej w niniejszym
dokumencie lub w warunkach określonej usługi, Showdown Displays Europe s.r.o. będzie rozumiany
jako administrator danych osobowych.
Procesor
danych osobowych
Procesorem danych
osobowych jest osoba fizyczna lub osoba prawna, która na podstawie pisemnej
umowy i instrukcji administratora przetwarza dane osobowe w imieniu administrator
danych.
Przetwarzanie
danych osobowych
Przetwarzane danych osobowych oznacza dowolną operację lub zestaw
operacji, które są wykonywane na danych osobowych lub na zbiorze danych
osobowych, niezależnie od tego, czy sa to zautomatyzowane sposoby, takie jak
gromadzenie, rejestrowanie, organizacja, strukturyzowanie, przechowywanie,
adaptacja lub zmiana, wyszukiwanie, konsultacja, wykorzystanie, ujawnienie
poprzez transmisją, rozpowszechnienie lub udostępnianie w inny sposób, wyrównanie
lub połączenie, ograniczenie, usunięcie lub zniszczenie.
B. Kategorie i cele przetwarzania
danych osobowych
Następujące kategorie danych osobowych mogą być przetwarzane przez Grapa Systems Sp. z o.o. w związku z wizytami na stronie internetowej jansen-display.pl w
tym zakupami w sklepie jansen-display.pl, komunikacją z obecnymi i potencjalnymi
przyszłymi klientami i dostawcami oraz ich przedstawicielami i osobami
kontaktowymi oraz rekrutacją nowych pracowników za pośrednictwem strony
1.
Przetwarzanie
danych osobowych z powodu zrealizowanych lub zamierzonych zakupów towarów w
sklepie Grapa Systems Sp. z o.o. oraz w wyniku zawierania umów z klientami i dostawcami
Gdy klient kupuje towary od Grapa Systems Sp. z o.o., Grapa Systems Sp. z o.o. ma prawo do
przetwarzania
(1) Podstawowe dane osobowe, identyfikacyjne i kontaktowe
klienta (dostarczone przez klienta podczas zakupu),
(2) Dane dotyczące zawieranej umowy,
(3) Informacje dotyczące zakupionych towarów,
(4)
Dane zawarte w
rozmowie między Grapa Systems Sp. z o.o., a klientem,
przez okres obowiązywania gwarancji na zakupiony towar
i przez 3 lata po upływie okresu gwarancyjnego. Celem takiego przetwarzania danych
jest
(1) Spełnienie zobowiązań Grapa Systems Sp. z o.o. wynikających z
umowy z klientem,
(2) Uzasadnione interesy realizowane przez Grapa Systems Sp. z o.o. polegające na ustaleniu, wykonywaniu i obronie swoich praw i rozszczeń
(3) Uzasadnione interesy realizowane przez Grapa Systems Sp. z o.o. polegające na prawie do informowania swoich obecnych klientów o ofertach dotyczących towarów, które klienci wcześniej kupili od Grapa Systems Sp. z o.o.
Grapa Systems Sp. z o.o. jest uprawiony do przetwarzania następujących danych
osobowych swoich dostawców związanych z zakupem towarów od tych dostawców
(1) Podstawowe dane osobowe, identyfikacyjne i kontaktowe
dostawcy,
(2) Dane dotyczące zawieranej umowy,
(3) Dane dotyczące towarów,
(4)
Dane zawarte w
rozmowie między Grapa Systems Sp. z o.o., a dostawcą,
przez okres obowiązywania gwarancji na zakupiony towar
i przez 3 lata po upływie okresu gwarancyjnego. Celem takiego przetwarzania
danych jest:
(1) Spełnienie zobowiązań Grapa Systems Sp. z o.o. wynikających z
umowy z dostawcą
(2) Uzasadnione interesy realizowane przez Grapa Systems Sp. z o.o. polegające na ustalaniu, wykonywaniu i obronie swoich praw i roszczeń.
Faktury wystawione przez Grapa Systems Sp. z o.o. są zgodne z art. 106i ustawy o
VAT archiwizowane przez 10 lat od ich wydania. Aby udowodnić podstawę prawną
każdej faktury, odpowiednie umowy będą również archiwizowane przez 10 lat od
rozwiązania danej umowy.
2.
Dane
uzyskane z plików cookie i innych działań, które kandydaci realizują na stronie
internetowej Jansen Display by Grapa Systems
Przetwarzanie tych danych osobowych umożliwi Grapa Systems Sp. z o.o. ulepszenie usług, skupienie sie na tym, co jest naprawdę interesujące dla odwiedzających stronę internetową, w tym, bez ograniczeń, klientów dokonujących zakupów w sklepie jansen-display.pl oraz kandydatów na stanowiska pracy w Grapa Systems Sp. z o.o. oraz w zależności od przypadku, poinformowanie tych osób o ofertach, które są dla nich odpowiednie. Takie przetwarzanie obejmuje, ale nie ogranicza się do:
(1) Informacji o urządzeniu użytkownika uzyskanej z plików cookie, jeśli w przeglądarce użytkownika włączono obsłuę plików cookie oraz informacji wypełnionych w formularzach kontaktowych, które są przetwarzane w celu zapewnienia poprawności działania strony internetowej i poprawy doświadczenia użytkownika - dane te są przetwarzane na podstawie uzasadnionych interesów Grapa Systems Sp. z o.o. – w celu zapewnienia, że jego strona internetowa jest funkcjonalna i ulepszona dla użytkowników.
(2) W przypadku jakichkolwiek działań pomiędzy Grapa Systems Sp. z o.o., a potencjalnym klientem w sprawie umowy, która nie została uzupełniona poprzez zawarcie umowy, Grapa Systems Sp. z o.o. będzie przetwarzać dane osobowe przekazane przez okres 10 lat, które będą służyć do uzasadnionych interesów Grapa Systems Sp. z o.o. – umożliwienie klientowi łatwego powrotu do zamierzonego zakupu; takie przetwarzanie będzie oparte na zbieraniu plików cookie i informacji zebranych z formularzy kontaktowych.
(3) Zapisy dotyczące zachowań odwiedzających na stronach internetowych zarządzanych przez Grapa Systems Sp. z o.o., w tym sklep internetowy, uzyskanych z plików cookie, jeśli w przeglądarce użytkownika włączone są pliki cookie, które są przetwarzane w celu analizy aktywności odwiedzających - dane te są przetwarzane na stronie internetowej do uzasadnionych interesów Grapa Systems Sp. z o.o. – w celu monitorowania aktywności odwiedzających na swojej stronie internetowej.
(4) Informacje na temat urządzenia użytkownika uzyskane z
plików cookie, jeśli w przeglądarce użytkownika włączono obsługę plików cookie,
które są przetwarzane w ramach tzw. Remarketingu (lub retargetowania), tj.
wybierania użytkowników, którzy odwiedzili witrynę Jansen Display w przeszłości
– te dane są przetwarzane na podstawie zgody użytkownika udzielonej z
inicjatywy użytkownika, wyrażonej poprzez aktywne zaznaczenie pola “Zgadzam się”,
po ogłoszeniu w dolnej części strony internetowej: “Administrator strony
internetowej, Grapa Systems Sp. z o.o., jako administrator Twoich danych osobowych,
przetwarza pliki cookie na tej stronie, aby witryny te były funkcjonalne I analizowały
zachowanie użytkowników, a także, w przypadku Towjej zgody, również remarketing
(retargeting), np. w przypadku reklamy kierowanej.” Użytkownik przyznaje zgodę
na okres 10 lat I może ją wycofać w dowolnym momencie. Do wycofania użytkownik
ma kontakt Grapa Systems Sp. z o.o. na email info@grapa-systems.pl
, włączając w to informacjeo imieniu, nazwisku i adresie IP.
3.
Dane
przetwarzane do celów komercyjnych
Za zgodą osób, których dane dotyczą, przetwarzamy dane osobowe w celach komercyjnych. Za zgodą klientów, aby przetwarzać ich dane osobowe w celach komercyjnych, Grapa Systems Sp. z o.o. będzie przetwarzać dane osobowe swoich klientów w celu tworzenia odpowiednich ofert swoich produktów i adresowania klientów, telefonicznie, na piśmie, za pośrednictwem reklamy internetowej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej z wykorzystaniem danych kontaktowych klientów. Na podstawie zgody można przetwarzać podstawowe dane osobowe, identyfikacyjne i kontaktowe oraz dane dotyczące zawieranej umowy, informacje o towarach i danych zawartych w komunikacji między Grapa Systems Sp. z o.o., a klientem.
Zgoda na przetwarzanie
danych osobowych w celach komercyjnych jest dobrowolna, a klient może w każdej
chwili wycofać zgodę. Zgoda ta obowiązuje przez 10 lat lub do momentu wycofania
przez klienta. Jeśli klient wycofa zgodę, prawo do przetwarzania danych osobowych
klienta do innych celów i na podstawie innych uzasadnionych powodów zgodnie z
tymi informacjami pozostaje nienaruszone.
W przypadku
komunikatów handlowych dokonywanych przez Grapa Systems Sp. z o.o. lub strony trzecie, Grapa Systems Sp. z o.o. używa kodu CA (Commercial Announcement) lub innego odpowiedniego oznaczenia, z którego
wynika, że komunikacja jest komunikatem handlowym w rozumieniu terminu
określanego przez obowiązujące prawodawstwo. Komunikaty handlowe wysyłane przez Grapa Systems Sp. z o.o. zawsze wyraźnie stwierdzają, że Grapa Systems Sp. z o.o. jest nadawcą.
Informacje handlowe mogą być wysyłane do danych kontaktowych naszych klientów –
w oparciu o uzasadnione interesy Grapa Systems Sp. z o.o., i tylko do momentu, kiedy
wyrazisz zgodę na takie wykorzystanie Twoich danych kontaktowych - lub na podstawie wyraźnej zgody na
przetwarzanie danych osobowych dane do celów marketingowych i handlowych.
Wszelkie komunikaty handlowe zawierają dane kontaktowe, które można wykorzystać
w celu zaprzestania otrzymywania takich informacji handlowych.
C. Czas przetwarzania danych osobowych
Dane osobowe przetwarzane w ramach określonej działalności są
przetwarzane w zakresie niezbędnym do tego działania i okresu wymaganego do
zakończenia tej działalności lub okresu wymaganego przez obowiązujące
prawodawstwo. Następnie dane osobowe są usuwane lub anonimizowane. Konkretne
terminy przechowywania danych osobowych dla określonych celów przetwarzania są
określane indywidualnie dla każdego takiego celu.
D. Sposób przetwarzania danych
osobowych
Grapa Systems Sp. z o.o. przeprowadza ręczne I automatyczne przetwarzanie danych
osobowych. Grapa Systems Sp. z o.o. prowadzi rejestr wszystkich działań, zarówno
ręcznych, jak I automatycznych, które obejmuja przetwarzanie danych osobowych.
E. Kategorie odbiorców danych osobowych
Realizując swoje zobowiązania umowne, Grapa Systems Sp. z o.o. korzysta z profesjonalnych i wyspecjalizowanych usług innych osób. Jeśli tacy dostawcy przetwarzają dane osobowe
przekazane im przez Grapa Systems Sp. z o.o., są w stanie przetwarzania danych osobowych i
przetwarzają dane osobowe wyłącznie zgodnie z instrukcjami Grapa Systems Sp. z o.o. i nie
mogą ich używać w żadnym innym celu. Takie usługi zewnętrzne obejmują
windykację należności, analizy eksperckie, usługi prawne, usługi audytorskie,
administrowanie systemami informatycznymi, reklamę internetową lub
reprezentację handlową. Starannie dobieramy każdego dostawcę i zawieramy umowę
o przetwarzaniu danych osobowych z dostawcą, który określa ścisłe zobowiązania
w zakresie ochrony i zabezpieczenia przekazywanych danych osobowych. Lista procesorów jest dostępna
pod linkiem: Lista Procesorów
Procesorami są firmy zlokalizowane w Polsce i innych państwach
członowskich UE oraz w “bezpiecznych krajach”. Dane osobowe są przekazywane do
krajów spoza Unii Europejskiej i przetwarzane dalej, zawsze zgodnie z
obowiązującymi przepisami.
Aby wypełnić swoje statutowe obowiązki, Grapa Systems Sp. z o.o. przekazuje dane
osobowe władzom publicznym zgodnie z obowiązującymi przepisami.
H. Informacje
o prawach osób, których dane dotyczą w związku z przetwarzaniem danych
osobowych od 25 maja 2018 r.
Od 25 maja 2018r. każdy podmiot danych , który jest możliwą do
zidentyfikowania osobą Grapa Systems Sp. z o.o. i potwierdza swoją tożsamość z Grapa Systems Sp. z o.o., będzie miał następujące prawa na mocy rozporządzenia.
1. Prawo dostępu do danych osobowych
Zgodnia z art. 15 RODO podmiot danych będzie miał prawo dostepu do
danych osobowych, co obejmuje również prawo uzyskania następujących informacji
od Grapa Systems Sp. z o.o.:
(1) informacje, czy przetwarza dane osobowe,
(2) informacje o celach przetwarzania, kategoriach danych
osobowych, odbiorcach danych osobowych, których dane osobowe zostały lub zostaną
przekazane, planowanym czasie przetwarzania, istnieniu prawa do żądania
poprawienia lub usunięcia danych osobowych przez administratora danych oraz
prawa do sprzeciwu wobec przetwarzania takich danych osobowych, prawo do
złożenia skargi do organu nadzorczego oraz wszelkie dostępne informacje na
temat źródła danych osobowych, jeżeli dane te nie pochodzą od odpowiedniego
podmiotu danych.
(3) informacje na temat faktu, że administrator
wykorzystuje automatyczne przetwarzanie, w tym profilowanie,
(4) informacje o odpowiednich gwarancjach w przypadku
przekazywania danych osobowych poza UE, jeżeli prawa i wolności innych osób nie
sa naruszone,
(5) kopie danych osobowych.
W przypadku ponownego zgłoszenia Grapa Systems Sp. z o.o. będzie uprawiony do
pobrania rozsądnej opłaty za dostarczenie kopi danych osobowych
Prawa do potwierdzenia przetwarzania danych osobowych i do informacji moga byc wykonywane w siedziebie Grapa Systems Sp. z o.o.
Prawo do uzyskania kopi przetwarzanych danych osobowych może być
wykonywane w siedzibie Grapa Systems Sp. z o.o. po udokumentowaniu tożsamości
wnioskodawcy.
2. Prawo do korekty niedokładnych danych osobowych
Zgodnie z art. 16 RODO podmiot danych będzie miał prawo do korekty niedokładnych danych dotyczących osoby, której dane dotyczą, przetworzonej przez Grapa Systems Sp. z o.o.. Klienci Grapa Systems Sp. z o.o. będą zobowiązani do informowania Grapa Systems Sp. z o.o. o wszelkich zmianach w swoich danych osobowych oraz o udowodnieniu takich zmian.
W tym samym czasie klienci Grapa Systems Sp. z o.o. są zobowiązani do współpracy z Grapa Systems Sp. z o.o., jeśli zostanie potwierdzone, że dane osobowe przetwarzane na
temat osoby, której dane dotyczą, nie są dokładne. Dane zostana poprawione bez
zbędnej zwłoki, jednak zawsze w odniesieniu do technicznej wykonalności.
Żądanie korekty danych osobowych może zostać zgłoszone w siedziebie Grapa Systems Sp. z o.o., po potwierdzeniu tożsamości wnioskodawcy.
3. Prawo do usunięcia danych osobowych
Zgodnie z art. 17 RODO podmiot danych ma prawo do usunięcia danych osobowych, chyba że Grapa Systems Sp. z o.o. udowodni uzasadnione powody przetwarzania tych danych osobowych. Grapa Systems Sp. z o.o. posiada mechanizmy zapewniające automatyczną anonimizację lub usuwanie danych osobowych, jeśli nie są już potrzebne do celów, dla których zostały przetworzone. Jeśli osoba, której dane dotyczą, uważa, że jej dane osobowe nie zostały usunięte, może zwrócić się do nas pisemnie, wysyłając zawiadomnienie do siedziby Grapa Systems Sp. z o.o.
4. Prawo do ograniczenia przetwarzania danych
osobowych
Zgodnie z art. 18 RODO podmiot danych ma prawo zażądać, aby do czasu rozpatrzenia jego wniosku administrator ograniczył przetwarzanie danych osobowych dotyczących podmiotu danych, jeżeli osoba, której dotyczą dane, sprzeciwia się dokładności danych osobowych przetwarzanych na potrzeby ich przetwarzania lub samego przetwarzana, na piśmie, wysyłając zawiadomienie do siedziby Grapa Systems Sp. z o.o.